Nhà chung cư là một loại hình nhà ở ngày càng trở lên phổ biển tại Việt Nam và do đó pháp luật về kinh doanh bất động sản và nhà ở của Việt Nam cũng được xây dựng và hoàn thiện để quy định cụ thể hơn về quyền và nghĩa vụ liên quan của chủ đầu tư dự án bất động sản (“Chủ Đầu Tư”) cũng như chủ sở hữu và người sử dụng nhà chung cư (“Chủ Sở Hữu”). Luật Nhà ở 2023 và Thông tư 05/2024/TT-BXD quy định chi tiết một số điều của Luật Nhà ở (“Thông tư 05”) mới ban hành gần đây đã có một số quy định cập nhập đối với việc tổ chức và hoạt động của Ban quản trị nhà chung cư (“BQT”). Trong bài viết này, chúng tôi sẽ tổng hợp các nội dung quan trọng về BQT và đưa ra lưu ý Chủ Đầu Tư trong quá trình vận hành dự án nhà ở:
Yêu cầu thành lập BQT
Việc thành lập BQT là yêu cầu bắt buộc đối với các nhà chung cư có từ 20 căn hộ trở lên[1]. Theo Thông tư 05, Chủ Đầu Tư có trách nhiệm tổ chức hội nghị nhà chung cư (“Hội Nghị”) lần đầu trong thời hạn 12 tháng, kể từ ngày nhà chung cư được bàn giao đưa vào sử dụng và có tối thiểu 50% số căn hộ đã được bàn giao cho người mua, thuê mua[2] để bầu các thành viên BQT và thành lập BQT. Trong trường hợp quá thời hạn này mà Chủ Đầu Tư không tổ chức thì Ủy ban nhân dân (“UBND”) cấp phường nơi có nhà chung cư sẽ đứng ra tổ chức nếu như có đơn đề nghị từ đại diện chủ sở hữu căn hộ. Trong Hội Nghị, các thành viên tham gia sẽ cùng nhau thống nhất các vấn đề nguyên tắc, bao gồm thông qua mức giá dịch vụ, kế hoạch sử dụng kinh phí bảo trì trong hoạt động quản lý vận hành nhà chung cư và bầu ra một BQT. Số lượng thành viên BQT tối thiểu là 03 người đối với toà nhà chỉ có 01 khối nhà và tối thiểu 01 người/khối nhà đối với toà nhà có nhiều khối nhà[3]. Thành phần BQT gồm 01 trưởng ban, từ 01 đến 02 phó ban và các thành viên khác đang sống trong chung cư. Chủ Đầu Tư còn sở hữu diện tích trong nhà chung cư thì có quyền cử một người đại diện để làm trưởng hoặc phó BQT, trường hợp Chủ Đầu Tư không cử đại diện tham gia BQT thì Hội nghị bầu một trong các chủ sở hữu của toà nhà chung cư để làm phó BQT thay thế.[4]
Theo Thông tư 05, thành phần tham dự Hội Nghị lần đầu để bầu ra Ban quản trị cũng như trong các Hội Nghị sau đó cần có đại diện của UBND cấp phường tham dự[5] để theo dõi và chứng kiến toàn bộ quá trình bỏ phiếu và thông qua việc thành lập BQT. Trong vòng 10 ngày kể từ ngày có biên bản bầu được BQT, BQT cần nộp 01 bộ hồ sơ đề nghị công nhận BQT tại UBND cấp quận. UBND cấp quận có trách nhiệm kiểm tra và ban hành quyết định công nhận BQT hoặc ủy quyền cho UBND cấp phường kiểm tra hồ sơ và ban hành quyết định công nhận BQT. Sau khi có quyết định công nhận, BQT có trách nhiệm lập tài khoản hoạt động để quản lý kinh phí bảo trì phần sở hữu chung của chung cư (trên cơ sở nhận chuyển giao từ Chủ Đầu Tư), đăng ký con dấu trong trường hợp nhà chung cư có nhiều Chủ Sở Hữu và bắt đầu đi vào hoạt động. BQT được hoạt động theo mô hình tự quản nếu là nhà chung cư có một chủ sở hữu; trường hợp nhà chung cư có nhiều chủ sở hữu thì được tổ chức theo mô hình hội đồng quản trị của công ty cổ phần hoặc mô hình hội đồng quản trị của hợp tác xã[6]. Luật Nhà ở 2023 không ghi nhận tư cách pháp nhân của BQT nhưng cho phép BQT có con dấu và tài khoản ngân hàng nhằm đảm bảo được sự chủ động của BQT trong hoạt động và việc quản lý, sử dụng kinh phí bảo trì.
Quy chế hoạt động và Quy chế thu, chi tài chính của BQT
Nhiệm kỳ hoạt động của BQT là 03 năm[7], trong thời gian đó, BQT có nhiệm vụ: quản lý kinh phí bảo trì theo quy chế thu, chi do Hội Nghị quyết định và báo cáo lại việc này trong Hội Nghị thường niên; đại diện để ký kết hợp đồng cung cấp dịch vụ quản lý vận hành nhà chung cư; đôn đốc, nhắc nhở Chủ Sở Hữu thực hiện nội quy, quy chế quản lý, sử dụng nhà chung cư; chịu trách nhiệm trước pháp luật và Chủ Sở Hữu khi có vi phạm xảy ra …[8] và các trách nhiệm khác. Các quyền và trách nhiệm của BQT sẽ được thống nhất theo hai quy chế chính theo Thông tư 05 bao gồm:
1) Quy chế hoạt động gồm các nội dung chính về:
- Mô hình hoạt động của BQT;
- Nguyên tắc tổ chức họp BQT;
- Quyền và trách nhiệm BQT và thành viên BQT;
- Việc tiếp nhận thông tin, báo cáo, phản hồi và xử lý vi phạm;
- Việc miễn nhiệm, bãi nhiệm;
- Kinh phí hoạt động.[9]
2) Quy chế thu, chi tài chính gồm các nội dung chính về:
- Khoản thu do BQT quản lý, các tài khoản và quản lý tài khoản;
- Mức thù lao cho BQT;
- Thu kinh phí, duyệt chi và các tài liệu thanh toán;
- Quy định về rút tiền, mức được rút trong cách trường hợp;
- Ghi chếp và quản lý sổ sách;
- Xử lý hành vi vi phạm.[10]
Về kinh phí bảo trì, kế thừa Luật Nhà ở 2014, Luật Nhà ở 2023 tiếp tục quy định mức kinh phí bảo trì ban đầu mà Chủ Sở Hữu cần đóng là 02% giá trị căn hộ, được đóng tại thời điểm mua, thuê mua căn hộ, được tính riêng với tiền bán, thuê mua và được quy định rõ trong hợp đồng mua bán, thuê mua căn hộ[11]. Khoản kinh phí này sẽ được Chủ Đầu Tư mở tài khoản để quản lý và sẽ được bàn giao cho BQT trong thời hạn 30 ngày kể từ ngày có văn bản đề nghị của BQT[12]. Trong trường hợp Chủ Đầu Tư không bàn giao kinh phí bảo trì trong thời hạn quy định, Ban quản trị nhà chung cư có thể đề nghị UBND cấp quận cưỡng chế. Khi đó, UBND cấp quận sẽ ra văn bản yêu cầu và tiến hành cưỡng chế nếu Chủ Đầu Tư tiếp tục không thực hiện[13].
Các quy chế này sẽ được thống nhất thông qua biểu quyết của Chủ Sở Hữu tại Hội Nghị lần đầu. Hàng năm, Hội Nghị thường niên sẽ được tổ chức và trong đó, Ban quản trị sẽ báo cáo về kết quả hoạt động của mình cũng như các khoản thu, chi trong năm. Trường hợp BQT có đề xuất thay đổi nội dung quy chế cần nhận được tối thiểu 50% tán thành từ thành viên BQT[14].
[1] Điều 146 Luật Nhà ở 2023
[2] Điều 15 Quy chế quản lý, sử dụng nhà chung cư kèm theo Thông tư 05/2024/TT-BXD
[3] Điều 21.1Quy chế quản lý, sử dụng nhà chung cư kèm theo Thông tư 05/2024/TT-BXD
[4] Điều 21.2 Quy chế quản lý, sử dụng nhà chung cư kèm theo Thông tư 05/2024/TT-BXD
[5] Điều 18 Quy chế quản lý, sử dụng nhà chung cư kèm theo Thông tư 05/2024/TT-BXD
[6] Điều 24.2.a Quy chế quản lý, sử dụng nhà chung cư kèm theo Thông tư 05/2024/TT-BXD
[7] Điều 19 Quy chế quản lý, sử dụng nhà chung cư kèm theo Thông tư 05/2024/TT-BXD
[8] Điều 148.1 Luật Nhà ở 2023
[9] Điều 24.2 Quy chế quản lý, sử dụng nhà chung cư kèm theo Thông tư 05/2024/TT-BXD
[10] Điều 24.3 Quy chế quản lý, sử dụng nhà chung cư kèm theo Thông tư 05/2024/TT-BXD
[11] Điều 152 Luật Nhà ở 2023
[12] Điêu 153.2 Luật Nhà ở 2023
[13] Điều 154 Luật Nhà ở 2023
[14] Điều 25 Quy chế quản lý, sử dụng nhà chung cư kèm theo Thông tư 05/2024/TT-NXD
Nguyễn An Huy
Luật sư tập sự
