Ngày 01/01/2026, Nghị định 337/2025/NĐ-CP của Chính phủ (“Nghị định 337”) quy định về hợp đồng lao động điện tử (“HĐLĐĐT”) chính thức có hiệu lực. Tiếp theo, ngày 15/05/2026, Bộ Nội vụ đã ban hành Thông tư 08/2026/TT-BNV (“Thông tư 08”) nhằm hướng dẫn chi tiết việc thực hiện Nghị định 337. Theo các quy định này, kể từ ngày 01/07/2026, nền tảng HĐLĐĐT[1] do Bộ Nội vụ vận hành sẽ được chính thức đưa vào hoạt động, tiếp nhận dữ liệu từ các hệ thống thông tin phục vụ giao dịch điện tử trong giao kết, thực hiện HĐLĐĐT (“Hệ Thống eContract”) của doanh nghiệp trên toàn quốc.

Nhằm hỗ trợ người đọc có thể nắm bắt kịp thời những thay đổi quan trọng về khung pháp lý điều chỉnh hoạt động giao kết HĐLĐĐT, chúng tôi đã tóm tắt các quy định đáng chú ý liên quan đến điều kiện áp dụng, cơ chế quản lý trong bài viết này.

1. Định nghĩa HĐLĐĐT và điều kiện đối với các chủ thể tham gia HĐLĐĐT

1.1. Định nghĩa HĐLĐĐT

Tại Việt Nam, khái niệm HĐLĐĐT không còn xa lạ bởi Bộ luật Lao động 2019 (“BLLĐ”) đã ghi nhận nguyên tắc hợp đồng lao động có thể được giao kết thông qua phương tiện điện tử dưới hình thức thông điệp dữ liệu[2]. Nghị định 337 đã chính thức luật hóa và làm rõ định nghĩa cũng như giá trị của loại hình hợp đồng này. Cụ thể, HĐLĐĐT là hợp đồng lao động được giao kết và xác lập dưới hình thức thông điệp dữ liệu theo quy định của pháp luật lao động và pháp luật về giao dịch điện tử, có giá trị pháp lý như hợp đồng lao động bằng văn bản giấy[3].

Pháp luật chỉ mang tính chất khuyến khích người sử dụng lao động sử dụng HĐLĐĐT để thay thế cho văn bản giấy trong công tác quản trị nhân sự và trong việc giải quyết các thủ tục hành chính liên quan[4]. Người sử dụng lao động hoàn toàn có thể lựa chọn ký kết hợp đồng lao động bằng văn bản giấy hoặc HĐLĐĐT.

1.2. Điều kiện đối với các chủ thể tham gia HĐLĐĐT

Hiện nay, pháp luật Việt Nam không giới hạn về quy mô, loại hình doanh nghiệp hay vị trí chức danh công việc khi ký kết HĐLĐĐT. Chủ thể tham gia hoạt động giao kết, thực hiện HĐLĐĐT bao gồm người lao động, người sử dụng lao động có thẩm quyền giao kết hợp đồng lao động theo quy định tại Điều 18 BLLĐ và nhà cung cấp Hệ Thống eContract đảm bảo các điều kiện theo quy định pháp luật.

a. Người sử dụng lao động và người lao động

Đối với người sử dụng lao động và người lao động là cá nhân cần có giấy tờ tùy thân bao gồm: thẻ căn cước công dân hoặc thẻ căn cước hoặc căn cước điện tử hoặc giấy chứng nhận căn cước hoặc tài khoản định danh điện tử (“VNeID”) mức độ 2 hoặc hộ chiếu còn thời hạn; trường hợp là người nước ngoài thì cần có thị thực nhập cảnh còn thời hạn hoặc giấy tờ chứng minh được miễn thị thực nhập cảnh[5].

Người sử dụng lao động là doanh nghiệp, cơ quan, tổ chức, hợp tác xã, hộ gia đình cần có giấy tờ tùy thân của người đại diện theo pháp luật và một trong những giấy tờ sau đây: (i) quyết định thành lập; (ii) quyết định quy định về chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cơ cấu tổ chức; (iii) giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp; (iv) giấy chứng nhận đăng ký đầu tư; hoặc (v) giấy chứng nhận đăng ký hộ kinh doanh.

Bên cạnh các điều kiện trên, người lao động và người sử dụng lao động bắt buộc phải có chữ ký số và sử dụng dịch vụ cấp dấu thời gian theo quy định của pháp luật về giao dịch điện tử.

b. Nhà cung cấp Hệ Thống eContract

Nhà cung cấp Hệ Thống eContract là các tổ chức, doanh nghiệp có Hệ Thống eContract đáp ứng đủ điều kiện được quy định tại Điều 6.1 Nghị định 337 được người sử dụng lao động và người lao động lựa chọn để giao kết, thực hiện HĐLĐĐT và chứng thực HĐLĐĐT đáp ứng các điều kiện bao gồm: (i) có Giấy phép kinh doanh dịch vụ tin cậy có loại dịch vụ được phép kinh doanh là cung cấp dịch vụ chứng thực thông điệp dữ liệu theo pháp luật giao dịch điện tử; và (ii) có giải pháp, công nghệ để thu thập, so khớp và kiểm tra dữ liệu sinh trắc học (như vân tay, khuôn mặt, mống mắt, giọng nói và các yếu tố sinh trắc học khác) đối với người đại diện pháp luật, cá nhân giao kết khi thực hiện xác thực danh tính[6].

2. Quy trình giao kết HĐLĐĐT

Quy trình giao kết HĐLĐĐT được khái quát như sơ đồ dưới đây.

HĐLĐĐT được tạo lập trên Hệ Thống eContract và phải bảo đảm đầy đủ các điều kiện theo quy định pháp luật, bao gồm: xác thực định danh chủ thể, ký số gắn dấu thời gian và chứng thực thông điệp dữ liệu của Nhà cung cấp Hệ Thống eContract. Trừ trường hợp các bên có thỏa thuận khác, HĐLĐĐT có hiệu lực kể từ thời điểm bên cuối cùng hoàn tất việc ký số hợp lệ và được Nhà cung cấp Hệ Thống eContract chứng thực thông điệp dữ liệu[7]. Trong vòng 24 giờ kể từ thời điểm giao kết hợp đồng hợp lệ, nhà cung cấp Hệ Thống eContract có trách nhiệm gửi hợp đồng về nền tảng HĐLĐĐT để được gắn mã định danh (“ID”) theo quy định của Bộ Nội vụ[8]. Ngay khi tiếp nhận, nền tảng HĐLĐĐT sẽ tự động xác minh tính hợp lệ của các thông tin được gửi, bao gồm thông tin xác thực định danh của người sử dụng lao động và người lao động, dấu thời gian gắn kèm chữ ký số của các bên giao kết, và chứng nhận thông điệp dữ liệu do Nhà cung cấp Hệ Thống eContract cấp[9]. Nền tảng HĐLĐĐT sẽ cấp cho mỗi HĐLĐĐT hợp lệ một mã số định danh duy nhất gồm 13 ký tự trong thời gian tối đa 24 giờ kể từ thời điểm nhận được dữ liệu gửi hợp lệ[10]. ID này được giữ nguyên trong suốt vòng đời của HĐLĐĐT, kể cả khi hợp đồng được sửa đổi, bổ sung, tạm hoãn hoặc chấm dứt. Các tài liệu liên quan như phụ lục hợp đồng, thông báo tạm hoãn và thông báo chấm dứt, đều sẽ được liên kết với cùng một ID này[11]. Hệ thống có thể từ chối cấp ID nếu phát hiện ra các sai sót trong quá trình ký kết, chẳng hạn như thiếu thông tin định danh, chữ ký số, chứng nhận thông điệp dữ liệu hoặc các tình huống khác làm ảnh hưởng đến tính hợp lệ của HĐLĐĐT[12]. Người sử dụng lao động và người lao động có quyền đăng ký và sử dụng tài khoản truy cập nền tảng HĐLĐĐT để tra cứu, xác minh và quản lý dữ liệu HĐLĐĐT của mình đã giao kết[13]. Sau khi được cấp, mã ID sẽ được tự động truyền phản hồi lại hệ thống của Nhà cung cấp Hệ Thống eContract. Thông tin liên quan đến HĐLĐĐT phải được lưu trữ trong thời hạn ít nhất 10 năm kể từ ngày chấm dứt hợp đồng[14].

Thông qua nền tảng HĐLĐĐT, người sử dụng lao động có thể thực hiện nghĩa vụ gửi khai báo lao động ban đầu và báo cáo định kỳ về tình hình biến động lao động[15]. Điều này được kỳ vọng sẽ tạo điều kiện thuận lợi cho việc đồng bộ hóa dữ liệu lao động giữa doanh nghiệp và cơ quan quản lý nhà nước, đồng thời hỗ trợ đơn giản hóa các thủ tục hành chính trong lĩnh vực lao động.

Trong quá trình thực hiện, mọi biến động liên quan đến quan hệ lao động đều phải tuân thủ nguyên tắc tính nhất quán của dữ liệu. Pháp luật hiện hành quy định hai cơ chế xử lý riêng biệt tùy thuộc vào hình thức của hợp đồng gốc:

• Trường hợp hợp đồng gốc là HĐLĐĐT: Mọi văn bản phát sinh như phụ lục sửa đổi, bổ sung, thông báo tạm hoãn hoặc chấm dứt đều phải được thực hiện bằng phương thức điện tử (trừ khi có thỏa thuận khác) và bắt buộc phải liên kết với mã ID gốc gồm 13 ký tự đã được cấp ban đầu[16].
• Trường hợp hợp đồng gốc bằng văn bản giấy: Nếu các bên muốn sửa đổi, bổ sung hoặc chấm dứt một hợp đồng giấy hiện hữu thông qua môi trường điện tử, hợp đồng giấy gốc bắt buộc phải được chuyển đổi thành HĐLĐĐT[17] và đáp ứng các yêu cầu sau:

(i) Chủ thể giao kết hợp đồng lao động bằng văn bản phải được xác thực theo quy định của pháp luật về định danh và xác thực điện tử; và

(ii) Hợp đồng lao động điện tử được chuyển đổi phải được ký số bởi người có thẩm quyền của người sử dụng lao động để xác nhận tính chính xác, đầy đủ so với bản gốc và chịu trách nhiệm trước pháp luật về nội dung chuyển đổi. HĐLĐĐT sau khi chuyển đổi phải được gắn ID.

Hợp đồng lao động được chuyển đổi có giá trị như bản gốc khi đáp ứng đủ các điều kiện theo quy định của pháp luật về giao dịch điện tử[18].

3. Nghĩa vụ bảo vệ dữ liệu cá nhân trên nền tảng HĐLĐĐT

a. Trách nhiệm và nghĩa vụ bảo vệ dữ liệu cá nhân

• Người sử dụng lao động:

Người sử dụng lao động là bên kiểm soát kiêm xử lý dữ liệu cá nhân, có nghĩa vụ thông báo rõ ràng cho người lao động và phải xin sự đồng ý của họ trước khi thu thập, xử lý dữ liệu thông qua HĐLĐĐT. Việc thông báo phải nêu rõ mục đích xử lý, các loại dữ liệu được thu thập và các bên thứ ba có quyền truy cập (bao gồm nhà cung cấp Hệ Thống eContract và cơ quan nhà nước)[19].

• Nhà cung cấp Hệ Thống eContract:

Với vai trò là Bên xử lý dữ liệu cá nhân, nhà cung cấp Hệ Thống eContract chịu trách nhiệm tuân thủ các quy chuẩn bảo mật trong quá trình vận hành phần mềm[20].

• Bộ Nội vụ:

Thông qua nền tảng HĐLĐĐT, Bộ Nội vụ thực hiện chức năng cơ quan quản lý và là bên nhận dữ liệu được ủy quyền phục vụ mục đích quản lý nhà nước[21]. Dữ liệu trên nền tảng HĐLĐĐT không được truy cập công khai. Mọi cơ quan, tổ chức muốn kết nối, khai thác dữ liệu phải nộp hồ sơ đăng ký và được sự phê duyệt của Bộ Nội vụ[22].

b. Cơ chế truy cập và khai thác dữ liệu trên nền tảng HĐLĐĐT

Dữ liệu lưu trữ trên nền tảng HĐLĐĐT không công khai cho công chúng và chỉ có thể được truy cập, khai thác trong các trường hợp và trong phạm vi pháp luật cho phép. Theo Nghị định 337 và Thông tư 08, các cơ quan, tổ chức và cá nhân có nhu cầu kết nối hoặc truy cập dữ liệu từ nền tảng HĐLĐĐT phải gửi hồ sơ đăng ký đến Bộ Nội vụ, nêu rõ mục đích, phạm vi và các nhóm dữ liệu yêu cầu[23]. Dựa trên hồ sơ đó, Bộ Nội vụ sẽ xem xét và phê duyệt việc kết nối hoặc truy cập dữ liệu theo thẩm quyền[24].

Ngoài ra, cơ quan, tổ chức và cá nhân chỉ được phép truy cập và khai thác dữ liệu của chính mình hoặc dữ liệu cá nhân của người khác nếu chủ thể dữ liệu có liên quan đã đồng ý, hoặc khi có căn cứ hợp pháp khác theo quy định của pháp luật hiện hành. Việc kết nối được thực hiện theo nguyên tắc không can thiệp nội dung HĐLĐĐT, không sao chép dữ liệu gốc và tuân thủ quy định pháp luật về dữ liệu, bảo vệ dữ liệu cá nhân.

Quy định này được kỳ vọng sẽ giúp đảm bảo việc truy cập dữ liệu HĐLĐĐT chỉ được cấp cho các mục đích chính đáng và trong giới hạn được phép, đồng thời giảm thiểu rủi ro liên quan đến sử dụng, tiết lộ thông tin trái phép.

4. Lưu ý cho người sử dụng lao động

Xu thế số hóa đang thúc đẩy mạnh mẽ việc chuyển đổi từ hợp đồng lao động truyền thống sang hình thức HĐLĐĐT nhằm tối ưu hóa khâu quản trị nhân sự tại các doanh nghiệp. Việc đưa nền tảng HĐLĐĐT vào vận hành theo Thông tư 08 được định hướng sẽ tạo ra một chuẩn mực thống nhất về cách thức ký kết, lưu trữ và quản lý hợp đồng trên toàn quốc.

Mặc dù pháp luật hiện hành không bắt buộc người sử dụng lao động phải loại bỏ hoàn toàn hợp đồng bằng văn bản giấy, nhưng một khi đã lựa chọn phương thức điện tử, người sử dụng lao động buộc phải tuân thủ nghiêm ngặt các tiêu chuẩn kỹ thuật và quy trình quản trị dữ liệu. Điển hình nhất là nghĩa vụ phải thông qua một nhà cung cấp Hệ Thống eContract để thực hiện việc kết nối và đồng bộ hóa dữ liệu lên nền tảng HĐLĐĐT.

Nhằm thích ứng hiệu quả và phòng ngừa rủi ro, các doanh nghiệp đang hoặc sẽ triển khai HĐLĐĐT cần đặc biệt lưu tâm một số vấn đề sau:

• Thẩm định năng lực của nhà cung cấp Hệ Thống eContract:

Người sử dụng lao động cần khẩn trương rà soát lại phần mềm HĐLĐĐT đang sử dụng để đảm bảo đối tác hiện tại đủ khả năng tích hợp kỹ thuật với nền tảng HĐLĐĐT do Bộ Nội vụ quản lý. Trong trường hợp nhà cung cấp không đáp ứng được chuẩn kết nối, người sử dụng lao động nên chủ động tìm kiếm các đơn vị thay thế đủ điều kiện. Danh sách các nhà cung cấp Hệ Thống eContract đã kết nối thành công với nền tảng HĐLĐĐT sẽ được công bố công khai trên cổng thông tin chính thức để người sử dụng lao động tiện tra cứu.

• Chuẩn hóa HĐLĐĐT cũ và số hóa hợp đồng giấy:

Đối với những HĐLĐĐT đã hoàn tất giao kết trước mốc thời gian 01/07/2026, người sử dụng lao động cần phối hợp với nhà cung cấp Hệ Thống eContract kiểm tra lại tính hợp lệ của chữ ký số, dấu thời gian và chứng nhận thông điệp dữ liệu trước khi thực hiện thủ tục xin cấp mã ID từ nền tảng HĐLĐĐT. Bên cạnh đó, người sử dụng lao động hoàn toàn có thể tận dụng cơ chế tại Điều 6.1.b Thông tư 08 để chuyển đổi các hợp đồng giấy hiện hữu sang định dạng điện tử và đăng ký đồng bộ lên hệ thống.

• Nâng cấp cơ chế lưu trữ và bảo mật dữ liệu cá nhân:

Người sử dụng lao động phải chịu trách nhiệm tuyệt đối trong việc đảm bảo an toàn cho kho dữ liệu HĐLĐĐT, đồng thời có nghĩa vụ báo cáo ngay lập tức cho cơ quan chức năng nếu phát hiện các nguy cơ hoặc sự cố rò rỉ thông tin. Mọi hoạt động khai thác, xử lý dữ liệu thông qua nền tảng HĐLĐĐT phải tuân thủ triệt để hành lang pháp lý hiện hành, đặc biệt là Luật Bảo vệ dữ liệu cá nhân 2025, Luật Dữ liệu 2024 và các quy định hướng dẫn liên quan.

———

[1] Nền tảng HĐLĐĐT là nền tảng do Bộ Nội vụ xây dựng, vận hành, quản lý; có chức năng quản lý tập trung dữ liệu về hợp đồng lao động điện tử và cung cấp các dịch vụ dùng chung cho các cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp, hợp tác xã, hộ gia đình và cá nhân trên phạm vi cả nước.

[2] Điều 14.1 BLLĐ.

[3] Điều 3.1 Nghị định 337

[4] Điều 4.3 Nghị định 337.

[5] Điều 6.2 Nghị định 337.

[6] Điều 6.3 Nghị định 337.

[7] Điều 7 Nghị định 337.

[8] Điều 6.4 Nghị định 337.

[9] Điều 6.2 Thông tư 08.

[10] Điều 6.2 Thông tư 08.

[11] Điều 4.1 và Điều 4.2 Thông tư 08.

[12] Điều 6.5 Thông tư 08.

[13] Điều 19.1.a và Điều 20.1.a Nghị định 337.

[14] Điều 18.3 Thông tư 08.

[15] Điều 19.2 Thông tư 08.

[16] Điều 9.1 Nghị định 337.

[17] Điều 9.2.a Nghị định 337.

[18] Điều 8.3 Nghị định 337.

[19] Điều 25 Luật Bảo vệ dữ liệu cá nhân 2025.

[20] Điều 2.8 và Điều 8.9 Luật Bảo vệ dữ liệu cá nhân 2025.

[21] Điều 11 và Điều 17 Nghị định 337.

[22] Điều 13.2 và Điều 13.5 Thông tư 08.

[23] Điều 13.2 và Điều 18.2 Thông tư 08.

[24] Điều 13.5 Thông tư 08.

————–

Quyền miễn trừ trách nhiệm: Bài viết này được chuẩn bị bởi Công ty Luật TNHH PTN (“PTN Legal”) chỉ nhằm mục đích cung cấp thông tin tham khảo cho người đọc. PTN Legal không cam kết hay đảm bảo về tính chính xác hay đầy đủ của các thông tin này. Nội dung của bài viết có thể được thay đổi, điều chỉnh, hoặc cập nhật mà không cần báo trước. PTN Legal không chịu trách nhiệm về bất kỳ lỗi hoặc thiếu sót nào trong bài viết này hoặc thiệt hại phát sinh từ việc sử dụng bài viết này trong bất kỳ trường hợp nào. Vui lòng truy cập website của PTN Legal để xem các bài viết trước đây của chúng tôi tại đây.

Nếu người đọc có nhu cầu được nhận bài viết của PTN Legal qua email, vui lòng đăng ký thông tin tại đây.

Bài viết được thực hiện bởi Đào Hương Ly, Trợ lý Luật sư